Almacén. Tecnología

En función de la dimensión de tu establecimiento tendrás más de un almacén y determinados procesos internos como registro de inventarios. Analiza qué procesos realizas en el almacén y ordénalos. Como ejemplo, a continuación, te trasladamos algunas reflexiones sobre determinadas funciones habituales.

Pedidos de compra

Probablemente ya sabes qué mercancía sueles comprar cada día de la semana. Puedes tener pedidos preconfigurados de forma que no precises redactar cada día una lista recurrente de productos. Verifica que tu aplicación de gestión tenga la posibilidad de pre-configurar “plantillas” de pedido para cada día de la semana de forma que puedas recuperarla, editarla y emitir el pedido automáticamente al proveedor o proveedores correspondientes.

También que sea posible configurar cuestiones como consultar los pedidos realizados (por si las realiza algún colaborador tuyo) o avisos para que recibas un correo cuando el pedido se emita.

Usar el mismo canal para la emisión de pedidos simplifica tu control posterior al no tener que consultar distintos recursos: emite siempre desde el mismo punto y negócialo con tus proveedores para unificar este método con todos ellos y no usar un canal distinto para cada uno. En realidad, también se lo simplifica al proveedor. Consulta si existe posibilidad de integrar tu pedido con su sistema de forma que se ahorre ingresarlo y agilice el proceso (deberás verlo con tu proveedor de software): se evitarán errores en ambos y se simplificarán procesos.

Aprovecha la movilidad. Cada vez hay más funciones disponibles desde un smartphone o tablet: realizar un inventario in situ registrando los datos al momento, consultar si se han emitido los pedidos, realizarlos tú desde cualquier sitio… consulta a tu proveedor de software.

Recepción de pedidos

La movilidad aquí también ofrece ventajas: recibir los pedidos a pié de calle, pudiendo validar en el dispositivo las entregas de cada producto;  “in situ”. Consulta a tu proveedor si desde allí puedes modificar un registro de entrega de forma que tu proveedor vea al momento el acepto, la incidencia sobre su albarán, incluso recibir una foto de la misma. Puedes “firmar” la recepción o incidencia de forma electrónica gestionándolo con la persona que realiza la entrega (él con su smartphone) y ello te permite incluso ahorrarte el contacto físico con la documentación (obviamente, con los bultos a recibir, no).

Gestionar esta información te facilitará conciliar albaranes de compra y sus incidencias de forma que no te facturen incorrectamente aquello que no te sirvieron o te sirvieron incorrectamente.

Gestión de stocks

Tengas o no tengas soporte digital, el inventario es una herramienta básica y necesaria para tu gestión de stocks. Hay cuestiones tan básicas como el orden y organización visual del almacén para completar un inventario, lo registres en papel o digitalmente.

FIFO. No solo la organización visual es importante. Cuando repones stocks conviene ubicar los productos por caducidad.

Conservación de alimentos. Probable que con el “estado de alarma” habrás pre-cocinado y congelado alimentos (en cantidades pequeñas para tener las menores mermas al descongelar) o preparado conservas.

Debes tener presente la trazabilidad asociada a tu cocina: gestionar la trazabilidad (fundamentalmente caducidades) de tus productos tiene que ver con la seguridad de tus clientes. Aunque es un concepto asociado a “producción” (cocina) tiene su vinculación directa con almacén y stocks por razones obvias. Especialmente si tu establecimiento es de catering.

Con soporte digital aprovecha las ventajas que hoy día aporta la movilidad: cuando realices un inventario, “in situ” podrás ver el stock teórico y el real, regularizarlo y verificar caducidades y datos de trazabilidad. Consulta a tu proveedor de software como configurar la emisión de avisos ante una próxima caducidad de productos perecederos e incluso la integración con espigadores u otros agentes que te ayuden a minimizar los costes de deshacerte de las mermas.